9 lý do tại sao email của bạn chuyển sang thư rác

Email là một cách hiệu quả để tiếp cận đối tượng mục tiêu và phát triển cơ sở khách hàng của bạn. Gần 60% người dùng nói rằng email tiếp thị ảnh hưởng đến việc mua hàng của họ. Tuy nhiên, khi luật bảo vệ và quyền riêng tư trực tuyến thắt chặt, việc đưa email của bạn vào hộp thư đến của người nhận trở nên khó khăn hơn.

Nếu email của bạn đang nằm trong thư mục spam của người dùng, đừng lo lắng. Bằng cách làm theo một số phương pháp hay nhất đơn giản, bạn không chỉ có thể đảm bảo email của mình đến tay người nhận mà còn khuyến khích tỷ lệ mở cao hơn và tạo tác động mạnh mẽ hơn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá lý do tại sao email lại trở thành thư rác và bạn có thể làm gì với điều đó.

Đó là rất nhiều nền tảng để trang trải, vì vậy chúng ta hãy đi sâu vào!

Thích xem phiên bản video?

Tại sao Spam lại là một vấn đề đối với các Nhà tiếp thị qua Email

Các ước tính chỉ ra rằng có khoảng 60 tỷ email spam sẽ được gửi mỗi ngày từ năm 2019 đến năm 2023. Rõ ràng, người dùng không đánh giá cao lượng thư rác đó. Tuy nhiên, đây cũng là một vấn đề lớn đối với các nhà tiếp thị qua email. Có tới 20 phần trăm email sẽ không bao giờ đến được hộp thư đến của người nhận, khiến bạn không thể tiếp cận đối tượng của mình.

Với việc email mang lại Lợi tức đầu tư (ROI) trung bình là 122 phần trăm, điều quan trọng là phải giảm thiểu khả năng tin nhắn của bạn nằm trong 20 phần trăm đó. Mọi email đưa vào thư rác đều bị lãng phí tiền từ phía bạn, cho cả bản thân email và bất kỳ chuyển đổi tiềm năng nào mà nó có thể đã tạo ra.

May mắn thay, có rất nhiều điều bạn có thể làm để giữ cho tin nhắn của mình thoát khỏi các thư mục spam và hầu hết nó khá đơn giản. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét một số lý do phổ biến nhất khiến email trở thành thư rác và xem cách bạn có thể tránh chúng.

Tại sao các email của tôi lại chuyển sang thư rác? (9 lý do tiềm năng)

Có nhiều lý do khiến email có thể được xác định là spam, từ các từ khóa kích hoạt bộ lọc spam đến các quyền không chính xác.

Hãy cùng xem qua một số trường hợp phổ biến nhất và khám phá những gì bạn có thể làm để đảm bảo thư của bạn đến được hộp thư đến của người dùng.

1. Người nhận của bạn đã đánh dấu email của bạn là Spam

Lý do đầu tiên và rõ ràng nhất khiến email của bạn trở thành thư rác là vì người nhận của bạn đã đặt chúng ở đó.

Ngay cả khi nội dung của bạn mạnh và người nhận đã cho phép bạn liên hệ với họ một cách rõ ràng, họ vẫn có thể quyết định đánh dấu email của bạn là thư rác như một cách để dọn dẹp hộp thư đến lộn xộn.

Họ cũng có thể đã quên lý do tại sao họ đăng ký vào danh sách của bạn ngay từ đầu, hoặc chỉ đơn giản là mắc lỗi.

Thật không may, nếu đủ số lượng thư của bạn bị người dùng gắn cờ, điều đó có thể khiến bộ lọc thư rác gắn cờ địa chỉ của bạn và bắt đầu tự động gửi thư đến thư rác.

Điều này có nghĩa là thư của bạn có thể trông giống như thư rác, ngay cả với những người dùng chưa gắn cờ bạn một cách rõ ràng trong quá khứ. Điều này đặc biệt có thể xảy ra trong Gmail, Outlook, Yahoo và các dịch vụ khác với các thuật toán dựa trên AI.

Sau khi email được gửi đi, bạn không thể làm gì nhiều để ngăn ai đó đánh dấu email của bạn là thư rác.

Những gì bạn có thể làm là đảm bảo nội dung của bạn là hàng đầu và tuân theo các phương pháp hay nhất khác để tránh bị người dùng coi là thư rác. Điều này có thể giảm thiểu khả năng ai đó cố tình gắn cờ thông tin liên lạc của bạn. Chúng tôi sẽ trình bày một số chiến lược này trong các phần sau.

2. Bạn không tuân theo các phương pháp hay nhất về HTML

Mặc dù email chỉ văn bản khá đơn giản, nhưng chúng có thể không phải là một lựa chọn khả thi cho một số doanh nghiệp như cửa hàng thương mại điện tử vì chúng có thể dẫn đến mức độ tương tác thấp hơn khi so sánh với các email bao gồm thương hiệu, hình ảnh và các phần tử HTML khác.

Tuy nhiên, khi đưa HTML vào thư của bạn, điều quan trọng là phải tuân theo một số quy tắc đơn giản để đảm bảo rằng chúng không nằm trong các thư mục spam.

Dưới đây là một số phương pháp hay nhất về HTML cho email, theo Mailchimp:

• Giữ chiều rộng tối đa của email của bạn từ 600 đến 800 pixel. Điều này đảm bảo rằng nó đủ lớn để đọc dễ dàng, đồng thời hoạt động tốt trong các ngăn xem trước ứng dụng email.
• Giả sử rằng bất kỳ hình ảnh nào sẽ bị chặn bởi ứng dụng email và người dùng có thể không nhìn thấy thông tin quan trọng nếu nó được chứa trong các phần tử phương tiện.
• Giữ cho mã của bạn gọn gàng và nhẹ nhàng nhất có thể, đặc biệt là CSS. Ngoài ra, hãy tránh hoàn toàn JavaScript và Flash. Đây có thể được coi là vectơ để tấn công bởi bộ lọc thư rác và nhiều ứng dụng email không hỗ trợ chúng.
• Đảm bảo tin nhắn của bạn thân thiện với thiết bị di động. Trên thực tế, ngày nay bạn nên thiết kế mọi thứ với triết lý ưu tiên thiết bị di động. Điều đó có nghĩa là các nút thân thiện với ngón tay cái, hình ảnh nhỏ sẽ không làm quá tải mạng di động và phông chữ an toàn cho email có thể đọc được trên màn hình nhỏ.
• Khi nói đến phông chữ, bạn cũng sẽ muốn đảm bảo những phông chữ bạn chọn phải đa nền tảng và rõ ràng dễ đọc. Arial, Verdana và Georgia đều là những lựa chọn chắc chắn.
• Xem lại bất kỳ liên kết nào được thêm vào chữ ký email của bạn, tránh bất kỳ trang web nào có thể bị gắn cờ là spam.

Cuối cùng, bạn nên tận dụng hầu hết văn bản nội dung email của mình và giảm thiểu lượng HTML mà bạn đưa vào. Thương hiệu công ty của bạn và có thể là một màu sắc nổi bật có thể tạo nên điều kỳ diệu cho sự tương tác mà không cần quá đà.

3. Các dòng Chủ đề của bạn Gây hiểu lầm hoặc Chứa các Trình kích hoạt Thư rác

Dòng tiêu đề thường là ấn tượng đầu tiên mà người dùng nhận được đối với thông điệp của bạn, vì vậy chúng cần thu hút sự chú ý và lôi kéo người đọc mở email. Tuy nhiên, họ cũng cần phải trung thực. Theo Đạo luật CAN-SPAM, một dòng tiêu đề gây hiểu lầm không chỉ là nghi thức kém mà còn vi phạm pháp luật.

Hơn một nửa số người trả lời email cho biết họ cảm thấy bị lừa hoặc bị lừa khi mở email dựa trên dòng tiêu đề, theo Litmus. Đó là một cách nhanh chóng để đưa email của bạn vào thư mục spam và thậm chí nó có thể khiến một số người dùng hủy đăng ký.

Dòng tiêu đề gây hiểu lầm trông như thế nào? Dưới đây là một số ví dụ:

• RE hoặc FW. Đừng bắt đầu dòng chủ đề của bạn bằng “RE” trừ khi bạn thực sự đang trả lời một điều gì đó. Đó là một thủ thuật trắng trợn và là một cách nhanh chóng để kiếm được một lượt hủy đăng ký. Tương tự, sử dụng “FW” có thể khiến người đó nghĩ rằng họ biết bạn (định nghĩa của sự hiểu lầm).
• Tin nhắn cá nhân hoặc câu hỏi hàng đầu. Các chủ đề như “Tôi có để điện thoại ở chỗ bạn không?” hoặc “Bạn có nghe nói về tương tự không?” có thể khiến người dùng đặt câu hỏi liệu họ có biết người gửi hay không.
• Tuyên bố quá giật gân. Một số dòng tiêu đề không nhất thiết là dối trá nhưng vẫn hơi quá đà. Nói chung, bạn muốn đảm bảo rằng dòng tiêu đề của bạn phù hợp với nội dung mà người đọc sẽ tìm thấy trong email.

Các dòng tiêu đề của bạn cũng phải chuyên nghiệp. Điều đó có nghĩa là không GỌN TRONG TẤT CẢ CÁC CHỮ HOA và chắc chắn không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Công cụ miễn phí Grammarly có thể tự động kiểm tra chính tả, ngữ pháp và dấu câu của bạn, đồng thời cảnh báo bạn về bất kỳ vấn đề nào có thể cảnh báo bộ lọc thư rác.

Bây giờ bạn biết những dòng chủ đề nào cần tránh, nhưng bạn vẫn cần phải thu hút người đăng ký mở tin nhắn của bạn. Hubspot có một số đề xuất tuyệt vời để tạo các tiêu đề mạnh mẽ:

• Bắt đầu với động từ hành động.
• Tạo cảm giác cấp bách và quan trọng (nhưng một lần nữa, đừng gây hiểu lầm).
• Đặt ra một câu hỏi thú vị hoặc hấp dẫn.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng: bất kể dòng chủ đề của bạn kết thúc là gì, hãy đảm bảo nội dung cung cấp đúng lời hứa của nó. Nếu không, bạn có nguy cơ làm hỏng danh tiếng của mình.

4. Bạn không được người nhận cho phép

Điều này rất đơn giản: luật bảo mật trực tuyến như GDPR yêu cầu bạn phải có sự cho phép rõ ràng từ người nhận để gửi email cho họ. Điều đó có nghĩa là bạn không thể chỉ mua danh sách email để truy cập nhanh vào một loạt địa chỉ liên hệ (đây không phải là một ý tưởng hay vì các lý do khác, bao gồm cả việc nhắm mục tiêu kém).

Tuy nhiên, điều đó cũng có nghĩa là ngay cả những người dùng cung cấp địa chỉ email của họ trên trang web của bạn cũng cần phải nói rõ với bạn rằng họ muốn nhận email từ bạn, đặc biệt nếu họ là công dân của Liên minh Châu Âu. Điều này có thể ở dạng tuyên bố từ chối trách nhiệm trong quá trình tạo tài khoản hoặc trên biểu mẫu liên hệ của bạn, hoặc nó có thể là một hộp kiểm mà người dùng cần đánh dấu để thể hiện sự sẵn lòng của họ.

Mặc dù điều này không nhất thiết phải có ở Hoa Kỳ, nhưng nó vẫn là một thực tiễn tốt. Ngày nay, mọi người nhận được rất nhiều email và nếu tin nhắn của bạn đột nhiên xuất hiện trong hộp thư đến của ai đó khi họ không yêu cầu, thì rất có thể chúng bị đánh dấu là spam.

5. Nội dung của bạn Kích hoạt Bộ lọc Thư rác

Bộ lọc thư rác kiểm tra các từ nhất định (hoặc kết hợp các từ). Nếu một email có đủ lượt truy cập hoặc chứa những từ đó cùng với một số mục khác trong danh sách này, thì email đó có thể bị đưa vào thư mục spam. Từ khóa kích hoạt thư rác có thể bao gồm:

• “Tự do”
• “Giá thấp nhất”
• “Thêm thu nhập”
• “Kiếm tiền dễ dàng”
• “Không tốn phí”
• Nhiều dấu chấm than hoặc dấu đô la liên tiếp
• Các từ có khoảng trắng hoặc dấu câu không cần thiết
• Các từ viết hoa TẤT CẢ

Nói chung, đây là những từ mang tính định hướng bán hàng nhiều hoặc được thiết kế rõ ràng để xoay quanh các bộ lọc thư rác (chẳng hạn như khoảng trắng thừa). Mặc dù sử dụng một số ít trong số này không nhất thiết phải là bản án tử hình cho các tin nhắn của bạn, nhưng việc sử dụng quá nhiều trong số chúng có thể bị.

Tất nhiên, khó tránh khỏi một số từ khóa này, đặc biệt nếu bạn đang gửi email thương mại điện tử hoặc email tài chính. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng nhiều ngôn ngữ khác nhau và cố gắng sáng tạo về cách bạn diễn đạt mọi thứ.

Trên hết, thật khôn ngoan để tránh sử dụng ngôn ngữ tự đề cao hoặc “bán hàng” và đảm bảo rằng bạn đang tuân theo các phương pháp hay nhất đã được chứng minh để viết nội dung email mà chúng tôi đang nêu ở đây.

6. Bạn không bao gồm một liên kết hủy đăng ký

Các luật như CAN-SPAM ở Hoa Kỳ quy định rõ ràng rằng email của bạn phải bao gồm một cách rõ ràng để hủy đăng ký. Ngoài ra, nếu ai đó nhấp vào liên kết hủy đăng ký, bạn sẽ cần xử lý yêu cầu đó trong vòng 10 ngày và bạn không thể buộc người dùng chuyển qua bất kỳ vòng lặp nào.

Mặc dù điều này có vẻ là một điều tồi tệ (tại sao bạn lại muốn cho mọi người cơ hội hủy đăng ký?), Nhưng nó thực sự có thể có tác dụng ngược lại, miễn là nội dung của bạn phải mạnh. Việc giúp mọi người thoát khỏi danh sách người đăng ký một cách dễ dàng cho thấy rằng thương hiệu của bạn là đáng tin cậy.

Mặt khác, ẩn hoặc đơn giản là không cung cấp tùy chọn hủy đăng ký là một cách chắc chắn để làm mọi người thất vọng. Nó cũng có thể dẫn đến báo chí tiêu cực về bản tin của bạn (từ đi nhanh trên internet) và nói chung là khiến mọi người sai cách.

7. Thông tin ‘Từ’ của bạn là sai hoặc gây hiểu lầm

Một lý do chính khiến email của bạn có thể bị spam là thông tin ‘Từ’ không chính xác. Dòng ‘Từ’, dòng cho biết người nhận của bạn đã gửi email, cần phải chính xác và không gây hiểu nhầm. Trong một số trường hợp, một công cụ trên trang web của bạn, chẳng hạn như plugin biểu mẫu liên hệ có thể gửi email ‘giả mạo’ với chi tiết ‘Từ’ kích hoạt cảnh báo spam.

Nếu email trong biểu mẫu liên hệ của bạn bị gắn cờ là spam, cách khắc phục thường khá đơn giản. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng trường ‘Từ’ trong cài đặt biểu mẫu liên hệ có địa chỉ quản trị viên cho trang web của bạn, thay vì địa chỉ email được nhập vào biểu mẫu. Nếu bạn đang có biểu mẫu liên hệ gửi cho bạn thông báo qua email, hãy đảm bảo rằng các địa chỉ được sử dụng trong ‘Từ’ và ‘Đến’ là khác nhau.

8. Bạn chưa thiết lập xác thực email

Một lý do phổ biến khác khiến thông tin ” Từ ” email của bạn có thể bị sai là khi xác thực email không được thiết lập đúng cách thông qua một dịch vụ như Mailchimp (hoặc một trong các lựa chọn thay thế của nó):

Xác thực cho phép dịch vụ gửi email thay mặt bạn, vì vậy chúng sẽ xuất hiện với tên miền của bạn được đính kèm ngay cả khi chúng được gửi bởi bên thứ ba. Nếu xác thực của bạn không được thiết lập đúng cách, email của bạn có thể đi thẳng vào hộp thư rác của người nhận.

Có một vài loại xác thực email khác nhau, với những loại chính là Thư được nhận dạng từ khóa miền (DKIM), Khung chính sách người gửi (SPF) và DMARC.

DKIM cung cấp khóa mã hóa và chữ ký kỹ thuật số để xác minh email, trong khi SPF hoạt động bằng cách xác minh địa chỉ IP của người gửi dựa trên danh sách các IP đã được phê duyệt. DMARC hơi khác một chút, ở chỗ nó yêu cầu bật hai cái kia và cho phép người gửi chỉ ra rằng email của họ được bảo vệ bởi DKIM hoặc SPF.

Nếu bạn sử dụng dịch vụ email tự động và gặp vấn đề với việc gửi, xác thực là điều đầu tiên cần kiểm tra. Nếu bạn cần trợ giúp về việc này, chúng tôi có một bài viết hữu ích hướng dẫn chi tiết chính xác cách thiết lập xác thực email.

9. Bạn đang gửi quá nhiều tệp đính kèm

Tệp đính kèm là một lá cờ đỏ lớn cho hầu hết các bộ lọc thư rác. Điều này là do các tệp có thể là vectơ dễ dàng cho phần mềm độc hại và vi rút. Nguyên tắc chung là không gửi bất kỳ tệp đính kèm nào, đặc biệt là trong các bản tin. Nếu bạn cần gửi tệp đính kèm, hãy đảm bảo rằng người nhận biết trước và giảm thiểu số tệp bạn đính kèm vào một email.

Nếu bạn phải đính kèm tài liệu hoặc tệp vào email, cách an toàn hơn là trước tiên hãy tải nó lên dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox. Sau đó, bạn có thể bao gồm liên kết đến tệp trong email của mình. Bằng cách đó, thư của bạn sẽ không kích hoạt bất kỳ bộ lọc thư rác nào.

Bản tóm tắt

Có nhiều lý do khiến email của bạn có thể nằm trong các thư mục spam, từ các dòng tiêu đề nghèo nàn đến các từ khóa kích hoạt bộ lọc spam. Dù lý do là gì, điều quan trọng là phải giải quyết vấn đề để tối đa hóa lợi tức đầu tư và duy trì danh tiếng đáng tin cậy trong lòng khán giả của bạn.

Bằng cách giải quyết những vấn đề này một cách nhanh chóng và thực hiện một số phương pháp hay nhất đã được chứng minh, bạn có thể dễ dàng giữ cho thư của mình không bị spam. Hơn hết, những phương pháp tương tự đó cũng có thể làm tăng tác động của tin nhắn của bạn và hy vọng chuyển đổi nhiều người đăng ký thành khách hàng hơn.

Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về các phương pháp hay nhất tiếp thị qua email được nêu ở trên không? Cho chúng tôi biết trong phần ý kiến dưới đây!