Cách quản lý nhiều tài khoản và địa chỉ Gmail trong một hộp thư đến

Bạn đang sử dụng nhiều tài khoản Gmail cho các dự án riêng biệt nhưng không muốn bỏ lỡ bất kỳ email nào khi nó đến?

Với Gmail, bạn có thể dễ dàng kết nối nhiều tài khoản và địa chỉ email với các tính năng gốc của nó. Không cần tiện ích bổ sung hoặc plugin trả phí.

Đó là giải pháp hoàn hảo nếu bạn có bí danh (như tác giả đã xuất bản) hoặc bạn muốn trợ lý xử lý các email khẩn cấp trong khi tập trung vào công việc quan trọng.

Chỉ riêng Gmail đã chiếm 26% tổng số email được gửi trên internet, vì vậy rất có thể bất kỳ ai mà bạn đang làm việc cùng đã có tài khoản. Ngoài ra, đối với các công ty, có một giải pháp thậm chí còn dễ dàng hơn trong Google Workspace.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác cách quản lý nhiều tài khoản Gmail từ một hộp thư đến.

Thích xem video?

Làm cách nào để có nhiều tài khoản Gmail trong một hộp thư đến?

Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào để có nhiều tài khoản Gmail trong một hộp thư đến, thật dễ dàng và bạn có thể sử dụng các tính năng tích hợp của Gmail để thiết lập nó trong một vài bước.

Chỉ cần làm theo cùng.

1. Gửi yêu cầu đến tài khoản thứ hai của bạn trong Cài đặt Gmail

Bắt đầu bằng cách điều hướng đến menu tài khoản trong cài đặt (bạn cần chuyển đến phần Tất cả cài đặt để thực hiện việc này).

Lưu ý: Đảm bảo bạn bắt đầu từ tài khoản Gmail chính của mình trước khi làm theo bất kỳ hướng dẫn nào khác.

Sau đó, chuyển sang tab Tài khoản và Nhập .

Điền tên và địa chỉ email cho tài khoản khác của bạn.

Xác nhận thông tin trước khi bạn chuyển sang bước tiếp theo. Tiếp theo, gửi xác minh.

Bây giờ bạn cần điều hướng đến tài khoản Google khác của mình và xác nhận yêu cầu bạn đã gửi từ tài khoản chính của mình.

2. Chấp nhận yêu cầu từ các tài khoản khác của bạn

Để chấp nhận yêu cầu, hãy bắt đầu bằng cách chuyển sang tài khoản Gmail thứ hai của bạn. Nhấp vào khuôn mặt của bạn (hoặc chữ cái đầu tiên trong tên của bạn) ở góc trên cùng bên phải để mở menu.

Tìm email xác nhận trong hộp thư đến của bạn. Nó phải ở trên cùng trừ khi bạn đã thay đổi cách sắp xếp email.

Mở email và nhấp vào liên kết xác nhận bắt đầu bằng mail.google.com . Như mọi khi, hãy cảnh giác với bất kỳ liên kết lừa đảo nào.

Và cuối cùng, Xác nhận yêu cầu bằng cách nhấp vào nút.

Đó là nó. Bây giờ bạn sẽ thấy thông báo “Xác nhận thành công!” thông điệp.

Bạn đã kết nối tất cả.

Lưu ý: Thay đổi không chỉ ảnh hưởng đến phiên bản trình duyệt. Nó tự động hoạt động trên tất cả các thiết bị bạn đã đăng nhập, bao gồm cả ứng dụng Gmail trên Android hoặc iOS.

Bây giờ, tất cả những gì còn lại là kiểm tra xem nó có hoạt động không.

3. Kiểm tra xem nó hoạt động

Đầu tiên, nhấp vào nút Soạn thư để tạo một email mới. Nhấp vào khu vực “từ” để xem liệu bạn có thể chọn một email khác ngoài email chính của mình hay không.

Nếu bạn có thể thấy menu thả xuống gồm nhiều địa chỉ email, nó đã hoạt động. Đó là phần đầu tiên. Bây giờ bạn biết bạn có thể gửi email dưới dạng bí danh của mình.

Nhưng làm thế nào về việc tiếp nhận chúng? Để kiểm tra điều đó, bạn cần gửi email đến địa chỉ mới và kiểm tra xem nó có hiển thị hay không.

Nếu bạn có thể nhìn thấy nó, điều đó chứng tỏ mối liên hệ vượt ra ngoài bất kỳ nghi ngờ hợp lý nào.

Thành công! Email hiển thị, ngay cả khi được gửi đến một tài khoản khác.

Bạn đã chính thức xác nhận rằng bạn có nhiều tài khoản Gmail trong một hộp thư đến. Và tất cả mà không cần nhiều lần đăng nhập hoặc bất kỳ nỗ lực nào.

4. Rửa sạch và lặp lại

Rửa sạch và lặp lại quy trình trên cho bao nhiêu tài khoản tùy thích. Bạn không cần danh sách mật khẩu dài như vậy nữa.

Một tài khoản Google để cai trị tất cả!

Tùy chọn cho địa chỉ email không phải Gmail: POP3 / SMTP

Bạn có muốn nhiều sức mạnh hơn nữa từ một hộp thư đến Gmail không? Bạn cũng có thể kết nối nó với email doanh nghiệp của mình bằng POP3 và SMTP.

Điều hướng trở lại cài đặt tài khoản trong Gmail (đối với tài khoản chính). Sau đó nhấp vào thêm email trong phần “Kiểm tra thư từ các tài khoản khác” và nhập địa chỉ email của bạn để tiếp tục.

Nếu đó là địa chỉ email doanh nghiệp của bạn từ nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ, bạn cần kết nối nó với POP3.

Nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục đến giai đoạn bạn cần điền thông tin POP3 của mình.

Bạn có thể tìm kiếm “máy chủ POP3 máy chủ lưu trữ của tôi” và bạn sẽ tìm thấy trang có thông tin liên quan ngay lập tức. Bạn cũng có thể đăng nhập vào bảng điều khiển lưu trữ của mình và tìm thông tin ở đó.

Trong cPanel, thông tin trông như thế này.

Đảm bảo bạn đánh dấu vào ô “luôn sử dụng kết nối an toàn” và chọn cài đặt thích hợp.

Nếu bạn đã nhập tất cả các thông tin một cách chính xác, bạn sẽ thấy thông báo xác nhận này.

Nếu bạn muốn gửi email, không chỉ nhận, bạn cần phải lặp lại các bước, nhưng lần này là đối với SMTP và email gửi đi. Nếu vậy, hãy đánh dấu chọn có, nhấp vào nút Tiếp theo .

Điền vào các trường liên quan, chọn cổng phù hợp và nhấp vào Thêm tài khoản .

Để hoàn thiện nó, hãy truy cập hộp thư email doanh nghiệp của bạn và nhấp vào liên kết trong email xác nhận.

Cách sắp xếp email từ nhiều tài khoản Gmail

Bây giờ bạn đang nhận được email từ nhiều tài khoản Google và thậm chí có thể là email công việc của bạn, hộp thư đến có lẽ rất nhiều thứ cần phải xử lý.

Vì vậy, bây giờ chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp chúng thành các thư mục khác nhau để giúp bạn duyệt qua hộp thư đến dễ dàng hơn.

Chuyển sang Chế độ xem Nhiều Hộp thư đến

Chuyển sang chế độ xem nhiều hộp thư đến bằng cách mở cài đặt nhanh và nhấp vào liên kết tùy chỉnh trong “nhiều hộp thư đến”.

Sau đó, bạn sẽ muốn tách các địa chỉ email bằng cách sử dụng bộ lọc “đến: [email được bảo vệ]”. Điều đó sẽ phân loại email theo người nhận và bạn có thể đặt tên cho mỗi phần mới (tùy chọn).

Cuộn xuống để lưu các thay đổi đối với cài đặt mới.

Bạn sẽ thấy ngay bố cục mới.

Nếu thành công, phần bạn đã tạo cho địa chỉ email sẽ hiển thị email thử nghiệm của bạn. Nó sẽ xuất hiện ngay khi bạn nhận được nhiều email hơn.

Nếu không (do lỗi chính tả hoặc các lỗi khác), bạn sẽ không thấy bất kỳ email nào trong phần này.

Bạn cũng có thể sử dụng một số trong số 22 tiện ích bổ sung và tiện ích mở rộng này của Gmail để làm cho nó dễ dàng hơn.

Phần thưởng: Quản lý chữ ký cho nhiều email trong hai bước dễ dàng

Trong Gmail, việc thêm chữ ký email thật dễ dàng. Nhiều tài khoản Gmail trong một hộp thư đến không thay đổi điều đó. Bạn có thể dễ dàng gán từng chữ ký cho một địa chỉ email duy nhất.

Đây là cách bạn làm điều đó:

Đi tới trang cài đặt chung và cuộn xuống phần chữ ký.

Nếu bạn chưa có, hãy tạo một tên mới và chọn một tên dễ nhận dạng. Ví dụ: nếu bạn chỉ sử dụng một địa chỉ cho mục đích kinh doanh, hãy đặt địa chỉ đó thành “chữ ký doanh nghiệp”.

Sau đó, bạn có thể gán một địa chỉ email mặc định cho mỗi chữ ký.

Lặp lại quá trình này cho tất cả các địa chỉ email của bạn. Nó đơn giản mà.

Lưu ý: Đảm bảo bạn đặt chữ ký chính cho tài khoản mặc định của mình. Một chữ ký email không chính xác không truyền tải chính xác tính chuyên nghiệp.

Tại sao bạn cần nhiều tài khoản email

Có nhiều trường hợp sử dụng khác nhau để tích hợp nhiều tài khoản và giải pháp này không phù hợp với tất cả chúng.

Giả sử bạn muốn thiết lập một trợ lý cá nhân với các email của mình, không vấn đề gì. Phương pháp này cho phép họ quét và trả lời email mà không cần chuyển ngay cho họ tài khoản email cá nhân của bạn.

Nhưng nếu bạn muốn sử dụng nhiều email cho mục đích công việc thì có một cách tốt hơn.

Với Google Workspace (trước đây là G Suite), bạn có thể dễ dàng tạo bí danh cho mọi người dùng hoặc địa chỉ email trong tài khoản doanh nghiệp của mình.

Và không địa chỉ email nào của bạn phải được gắn nhãn “gmail.com”. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng tên miền của mình.

Điều đó sẽ tạo cho khách hàng tiềm năng một ấn tượng ban đầu tốt hơn nhiều.

Ngoài ra, nó không giống như bạn chỉ trả tiền cho các tính năng email doanh nghiệp. Bạn cũng có quyền truy cập vào bộ nhớ đám mây, quản lý tệp, bảng tính, v.v. Công ty của bạn thậm chí có thể đã sử dụng Google Workspace.

Đối với doanh nghiệp: Sử dụng bí danh không gian làm việc của Google thay thế

Với Google Workplace, quá trình này thậm chí còn nhanh hơn. Bạn có thể dễ dàng thiết lập điều này cho nhân viên của mình hơn là hướng dẫn họ cách tự thực hiện.

Hãy bắt tay ngay vào nó.

Cách thiết lập bí danh Google Workspace (trước đây là G Suite)

Cách nhanh nhất để thiết lập bí danh Google Workspace là chỉ định chúng khi bạn tạo người dùng mới.

Đăng ký tài khoản Google Workspace mới và làm theo hướng dẫn.

Google Workspace cho phép bạn thêm các bí danh email bằng cách gõ chúng ra.

Nếu bạn có địa chỉ email công ty hiện có, đây là cách nhanh nhất để chuyển chúng. Để biết thêm thông tin về cách chuyển họ sang Google Workplace, hãy xem phần trong hướng dẫn của chúng tôi về cách thiết lập địa chỉ email chuyên nghiệp.

Nếu bạn đã sử dụng Google Workspace, hãy làm theo các bước sau:

Điều hướng đến phần Người dùng .

Sau đó, nhấp vào người dùng mà bạn muốn thêm địa chỉ email hoặc bí danh thay thế.

Nhấp vào hộp Thông tin người dùng để mở rộng nó.

Tiếp theo, mở rộng hộp Địa chỉ email thay thế .

Và cuối cùng, thêm nhiều bí danh email như bạn muốn.

Sau khi thiết lập, bạn có thể sử dụng chính xác các bí danh này từ hộp thư đến Gmail của mình, như đã trình bày trong phần trước.

Tôi nhận được bao nhiêu email với Google Workspace (G Suite)?

Mỗi người dùng Google Workspace (trước đây là G Suite) có thể có tối đa 30 bí danh. Điều đó giúp bạn dễ dàng chuyển tất cả các địa chỉ email cho công việc hành chính cho một người cụ thể.

Ngay cả khi công ty khởi nghiệp của bạn chỉ có một trợ lý, bạn vẫn có thể truyền tải hình ảnh của một tổ chức lớn. Chỉ cần thiết lập các email khác nhau để phù hợp với các phòng ban và yêu cầu khác nhau.

Ví dụ: bạn có thể có các email tùy chỉnh như:

• [email được bảo vệ]
• [email được bảo vệ]
• [email được bảo vệ]
• [email được bảo vệ]

Hãy tận dụng tối đa điều đó.

Bản tóm tắt

Cho dù bạn muốn làm việc đó cho mục đích kinh doanh hay có thêm địa chỉ email cho các dự án cá nhân, Gmail sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý nhiều tài khoản.

Tất cả những gì bạn cần làm là gửi email xác nhận và chấp nhận nó. Bạn có thể hoàn thành nó trong vài phút. Với Google Workplace, điều đó thậm chí còn dễ dàng hơn thế.

Phần khó là luôn kiểm soát được tất cả các email từ tất cả các nguồn đó. Để giúp quản lý hộp thư đến nhiều tài khoản mới của bạn một cách hiệu quả, hãy đảm bảo bạn trở nên tốt hơn với các toán tử tìm kiếm trong Gmail… chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian!