Tất cả chúng ta đã từng thấy chữ ký email trước đây. Chúng chiếm một vài dòng ở cuối email và cho bạn biết tên người gửi, số điện thoại và các chi tiết khác.
Nhưng nếu chữ ký email của bạn là một danh sách thông tin liên hệ đơn giản, thì bạn đang không sử dụng hết tiềm năng của nó.
Một chữ ký email tốt có thể truyền bá nhận thức về thương hiệu, quảng cáo các ưu đãi đặc biệt, thúc đẩy lưu lượng truy cập vào trang web của bạn, v.v.
Hướng dẫn về chữ ký email này sẽ giúp bạn nhận được kết quả đáng kể từ khoảng trống nhỏ đó ở cuối email. Chúng tôi sẽ cho bạn biết cách thêm chữ ký email vào email của bạn, nó trông như thế nào và nó sẽ nói gì.
Chữ ký Email là gì?
Chữ ký email là một khối văn bản, hình ảnh và liên kết xuất hiện ở cuối mỗi email bạn gửi.
Việc sử dụng phổ biến nhất của chữ ký email là cung cấp thông tin liên hệ như chức danh công việc và số điện thoại, nhưng bạn có thể làm nhiều hơn thế. Các doanh nghiệp đang ngày càng coi chữ ký email như một cơ hội tiếp thị.
Tại sao chữ ký email của bạn lại quan trọng
Mỗi khi bạn có liên hệ qua email chuyên nghiệp với ai đó – cho dù đó là khách hàng tiềm năng hay đối tác hoặc khách hàng đang tìm kiếm sự hỗ trợ – bạn có cơ hội cung cấp thêm thông tin cho người nhận hoặc tạo cho họ ấn tượng nhất định về thương hiệu của bạn.
Có một số lý do có lợi cho bạn khi tạo chữ ký email hoàn hảo, mà chúng tôi sẽ trình bày.
Chuyên nghiệp
Chữ ký email (khi được thực hiện đúng) làm cho email của bạn trông chuyên nghiệp hơn.
Đầu tiên, nó cung cấp cho bạn tính hợp pháp bằng cách cung cấp tên thật và thông tin của bạn. Việc thêm biểu trưng, thương hiệu và liên kết trang web của bạn để mọi người biết doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp và đáng tin cậy.
Một địa chỉ email chuyên nghiệp cũng rất cần thiết cho việc này, vì vậy hãy học cách chọn một địa chỉ như một phần của quy trình.
Hiệu quả
Mỗi phút thời gian được tiết kiệm đều có giá trị.
Chữ ký email cho phép bạn cung cấp cho mọi liên hệ email với thông tin quan trọng mà không cần gõ lại mỗi lần.
Xây dựng thương hiệu
Xây dựng thương hiệu cho nội dung của bạn giúp bạn trở nên đáng nhớ và dễ nhận biết hơn đối với khán giả.
Trong số 62% thương hiệu sử dụng chữ ký email để tiếp thị, 82% sử dụng chữ ký email để quảng bá thương hiệu.
Chữ ký email cho phép bạn thể hiện logo, màu sắc, phông chữ và giọng nói của thương hiệu trong mọi cuộc trò chuyện qua email.
Lưu lượng truy cập và tạo khách hàng tiềm năng
Thúc đẩy lưu lượng truy cập và tạo khách hàng tiềm năng thông qua email tiếp thị là một chiến thuật nổi tiếng. Một cuộc khảo sát về các nhà tiếp thị cho thấy rằng email là loại nội dung hoạt động hiệu quả nhất của họ để đảm bảo và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.
Thành công này không chỉ giới hạn ở các email tiếp thị. Bạn có thể đạt được hiệu quả tương tự với chữ ký email.
Từ nguồn được liên kết ở trên, trong số các thương hiệu tham gia vào tiếp thị bằng chữ ký email, 48% sử dụng chữ ký email để thúc đẩy lưu lượng truy cập vào trang web, trong khi 34% sử dụng chúng để tạo khách hàng tiềm năng.
Các yếu tố của Chữ ký Email
Bây giờ bạn biết lý do tại sao bạn cần một chữ ký email. Nhưng bạn nên đặt những gì vào đó?
Cân nhắc bao gồm một số yếu tố sau.
Báo hiệu
Dấu hiệu nhận biết là từ hoặc cụm từ nhỏ cuối cùng bạn viết trước khi ký tên. “Trân trọng” là một thông thường. “Chúc mừng”, “Những lời chúc tốt đẹp nhất” và “Trân trọng” cũng là những khả năng.
Bạn có thể nhập ký tên ở cuối mỗi email, nhưng một số người đưa chúng vào chữ ký email. Chữ ký email của bạn thậm chí có thể là một hình ảnh hoặc văn bản.
Thông tin liên lạc
Đừng để bị cuốn theo những bức ảnh chụp và biểu trưng mà bạn quên mất mục đích chính của chữ ký email: cung cấp thông tin liên hệ của bạn.
Tùy thuộc vào những gì người nhận email của bạn có thể cần biết, thông tin này có thể bao gồm thông tin như tên, chức danh, số điện thoại hoặc địa chỉ doanh nghiệp của bạn.
Nhiều người bao gồm địa chỉ email của họ trong chữ ký của họ, nhưng thật dễ dàng để loại bỏ nếu bạn cần tiết kiệm dung lượng. Nếu bạn đã gửi email cho ai đó, họ đã có địa chỉ email của bạn.
Xây dựng thương hiệu
Chúng ta đã nói về tầm quan trọng của việc xây dựng thương hiệu trong chữ ký email. Bạn có thể tạo thương hiệu cho chữ ký của mình thông qua các yếu tố logo, bảng màu và phông chữ. Nếu bạn có bất kỳ biểu ngữ hoặc văn bản nào khác trong chữ ký của mình, hãy đảm bảo rằng nó phù hợp với tiếng nói thương hiệu của bạn. Ví dụ, bạn là người thân mật và hài hước hay chuyên nghiệp và có thẩm quyền?
Kêu gọi hành động (CTA)
Một số chữ ký email chỉ cung cấp thông tin.
Nhưng chữ ký của bạn cũng là một cơ hội để người đọc làm điều gì đó – chẳng hạn như truy cập trang web của bạn, đọc một bài đăng trên blog hoặc tận dụng ưu đãi đặc biệt.
Cân nhắc đưa CTA hấp dẫn vào chữ ký email của bạn.
đường liên kết mạng xã hội
Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn duy trì các tài khoản mạng xã hội chuyên nghiệp, bạn có thể liên kết với chúng trong chữ ký email của mình.
Nhiều người làm điều này với các biểu tượng nhỏ cho mỗi nền tảng truyền thông xã hội.
Đại từ ưu tiên
Việc đưa các đại từ ưa thích của bạn vào chữ ký email ngày càng trở nên phổ biến hơn.
Điều này cho phép mọi người biết cách đề cập đến bạn ở ngôi thứ ba, nhưng nó cũng thể hiện rằng công ty của bạn luôn hòa nhập và luôn chào đón mọi người.
Bắn trúng đầu
Một số người bao gồm một bức ảnh trông chuyên nghiệp của chính họ trong chữ ký email của họ.
Điều này đặc biệt hữu ích để xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng và khách hàng, như đại diện bán hàng và người quản lý tài khoản. Ảnh chụp chữ ký email cho phép người nhận liên kết email của bạn với một khuôn mặt dễ nhận dạng.
Hình ảnh hoặc Video
Ảnh chụp và biểu trưng không phải là những hình ảnh duy nhất bạn có thể đưa vào chữ ký email.
Một số người sử dụng ảnh hoặc thậm chí video trong chữ ký của họ để thể hiện công việc sáng tạo hoặc quảng cáo ưu đãi, sự kiện và nội dung.
Theo dõi
Cũng giống như bạn theo dõi các nhấp chuột và chuyển đổi từ quảng cáo PPC và email tiếp thị của mình, bạn nên theo dõi tiếp thị bằng chữ ký email bất cứ khi nào có thể.
Theo dõi các liên kết trong chữ ký email của bạn cho phép bạn biết liệu các nỗ lực tiếp thị của bạn có thành công hay không. Bạn thậm chí có thể sử dụng nhiều liên kết theo dõi cho các phần tử khác nhau. Ví dụ: bạn có thể theo dõi số lượng người đã nhấp vào liên kết văn bản đến trang web của bạn so với số người đã nhấp vào biểu ngữ “được giảm giá 50%”.
Chiến dịch biểu ngữ tự động
Cách tốt nhất để sử dụng chữ ký email cho một chiến dịch tiếp thị là để mọi người trong công ty chạy cùng một quảng cáo biểu ngữ có chữ ký của họ.
Nhưng điều đó chắc chắn sẽ phức tạp. Một số nhân viên sẽ quên thay đổi chữ ký hiện có của họ, và những người khác sẽ làm hỏng việc thực hiện. Bạn có những việc tốt hơn phải làm là theo dõi chữ ký của cả nhóm mỗi khi bạn có một chiến dịch mới.
Một số công cụ chữ ký email cho phép bạn cập nhật các biểu ngữ chữ ký của mọi nhân viên từ bảng điều khiển tập trung. Bạn có thể coi biểu ngữ chữ ký email như một loại quảng cáo, giống như Quảng cáo Google hoặc Quảng cáo Facebook. Bạn đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc của chiến dịch, theo dõi tỷ lệ nhấp của quảng cáo và theo dõi phân tích chiến dịch.
Các phương pháp hay nhất về chữ ký email
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều yếu tố có thể có trong chữ ký email.
Nhưng bạn nên chọn cái nào? Làm thế nào để bạn tạo một chữ ký email đạt được mục tiêu của bạn?
Giữ nó đơn giản
Chỉ vì Gmail cho phép bạn viết tới 10.000 ký tự trong chữ ký email của mình không có nghĩa là bạn nên làm như vậy.
Hầu hết người nhận email sẽ chỉ nhìn lướt qua chữ ký của bạn khi họ đọc xong email. Nếu thiết kế quá bận rộn và chứa nhiều thông tin, họ sẽ bỏ qua nó.
Tập trung vào những gì quan trọng. Bạn muốn truyền tải một hoặc hai bit thông tin nào? Bạn muốn người nhận làm gì khi họ nhìn thấy chữ ký của bạn?
Chọn các liên kết của bạn một cách cẩn thận
Bám sát chủ đề “giữ cho nó đơn giản”, đừng làm lộn xộn chữ ký email của bạn với quá nhiều CTA. Một liên kết quan trọng thường là đủ cho khối chữ ký của bạn.
Nhất quán trong toàn công ty
Các doanh nghiệp có nhiều nhân viên nên đặt ra một số nguyên tắc về chữ ký email.
Cho các thành viên trong nhóm biết những thông tin nào nên được đưa vào và cách bố trí chữ ký email của họ.
Tạo nhiều chữ ký
Microsoft Outlook và nhiều ứng dụng email khác cho phép bạn tạo nhiều chữ ký email.
Điều này có thể hữu ích nếu bạn tương ứng với các đối tượng khác nhau. Ví dụ: bạn có thể muốn một chữ ký cho các email gửi khách hàng tiềm năng và một chữ ký khác cho các email cho khách hàng hiện tại.
Nó cũng phổ biến để có một chữ ký lớn hơn cho các email mới và một phiên bản viết tắt cho các thư trả lời.
Tất nhiên, tất cả các chữ ký của bạn phải duy trì thương hiệu nhất quán và tuân theo các nguyên tắc của công ty.
Kiểm tra Chữ ký Email trên Máy tính để bàn và Di động
Bạn đã tạo một chữ ký email đẹp và sử dụng nó để gửi email cho một số đồng nghiệp của mình. Mọi thứ trông rất tuyệt. Vì vậy, bạn đã sẵn sàng để bắt đầu gửi email cho khách hàng tiềm năng và khách hàng, phải không?
Không quá nhanh. Điều quan trọng là phải kiểm tra chữ ký của bạn trên nhiều thiết bị và ứng dụng email. Mọi thứ có thể trông khác nhau tùy thuộc vào nền tảng.
Hãy nhớ kiểm tra xem chữ ký email của bạn trông như thế nào trên điện thoại thông minh vì 42% email được mở trên thiết bị di động.
Đánh giá và Tối ưu hóa
Cũng giống như bất kỳ chiến dịch tiếp thị nào, hãy đo lường thành công của bạn và phân tích những gì hiệu quả. Nếu bạn đặt ra các nguyên tắc về chữ ký email cho công ty của mình và không bao giờ nghĩ đến chúng nữa, bạn đang không sử dụng hết tiềm năng của chữ ký.
Đăng kí để nhận thư mới
Thiết kế Chữ ký Email
Bạn biết điều gì xảy ra trong chữ ký email và cách làm theo các phương pháp hay nhất. Bây giờ, làm thế nào để bạn làm cho điều này?
Có một số cách.
Sử dụng máy phát điện
Trình tạo chữ ký email giúp bạn tạo chữ ký email đẹp bằng cách thêm thông tin và hình ảnh của bạn vào các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp.
Cuộn xuống phần tiếp theo để biết danh sách các trình tạo chữ ký email hàng đầu.
Sử dụng ứng dụng email của bạn
Cách đơn giản nhất để tạo chữ ký email của bạn là thiết kế nó trực tiếp trong ứng dụng email của bạn. Hầu hết các ứng dụng email chính cung cấp cho bạn một cách để thêm văn bản, hình ảnh và liên kết vào chữ ký của bạn.
Dưới đây là các hướng dẫn để chỉnh sửa chữ ký của bạn trong một số ứng dụng email chính.
Sử dụng Word hoặc Google Documents
Bạn có thể thiết kế chữ ký email của mình trong một trình xử lý văn bản và dán nó vào hộp chữ ký của phần mềm email của bạn.
Đây là một cách thực tế và đơn giản để chia sẻ mẫu chữ ký email trong toàn công ty.
Trong một số trường hợp, trình xử lý văn bản sẽ cho phép nhiều tùy chọn chỉnh sửa hơn ứng dụng email khách.
Trình tạo chữ ký email hàng đầu
Nếu bạn chọn tạo chữ ký email của mình bằng trình tạo, đây là một số cách tốt nhất.
WiseStamp
WiseStamp cho phép bạn chọn bố cục, phông chữ, màu sắc và hình ảnh chữ ký email của mình. Sau đó, bạn có thể dễ dàng tự động cài đặt tác phẩm của mình trong Gmail, Outlook và các ứng dụng khác.
WiseStamp có phiên bản miễn phí, nhưng bạn sẽ phải nâng cấp lên Pro để xóa nhãn hiệu WiseStamp khỏi chữ ký của bạn và nhận được đầy đủ các tính năng.
Một kế hoạch riêng cho doanh nghiệp cho phép bạn quản lý và thống nhất các chữ ký email trong tổ chức của mình.
Designhill
Chữ ký email chỉ là một phần nhỏ trong những gì Designhill làm.
Công ty tự gọi mình là một thị trường sáng tạo và mang đến cho các doanh nghiệp và cá nhân một nơi để tìm nguồn thiết kế chất lượng từ các nhà thiết kế chuyên nghiệp.
Trình tạo chữ ký email có phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản cho phép bạn tạo một chữ ký email. Bạn điền thông tin của mình, chọn từ một số kiểu, tạo và tải xuống chữ ký HTML.
Các phiên bản trả phí cung cấp nhiều tùy chọn và mẫu hơn.
Hubspot
Hubspot được biết đến nhiều nhất như một CRM và bộ công cụ tiếp thị. Nó cũng cung cấp một trình tạo chữ ký email miễn phí.
Chọn từ sáu mẫu khác nhau, điền thông tin của bạn và chọn màu thương hiệu của bạn. Nếu bạn có hình ảnh tùy chỉnh, chẳng hạn như biểu trưng, bạn cũng có thể thêm hình ảnh đó vào chữ ký Hubspot của mình. Thương hiệu Hubspot được thêm theo mặc định nhưng có thể bị xóa.
Bạn có thể sao chép chữ ký hoặc mã nguồn của nó để thêm vào phần mềm email của mình.
signature.email
signature.email cung cấp một trình soạn thảo kéo và thả. Bạn bắt đầu với một mẫu được thiết kế sẵn và di chuyển các yếu tố xung quanh để tạo ra chữ ký hoàn hảo của bạn. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh của mình.
Một số mẫu là miễn phí, trong khi những mẫu khác là cao cấp. signature.email cung cấp các gói trả phí cho các cá nhân và doanh nghiệp.
HoneyBook
HoneyBook cung cấp một bộ sưu tập các công cụ dành cho doanh nghiệp nhỏ, bao gồm cả trình tạo chữ ký email.
Trình tạo chữ ký là miễn phí và đơn giản. Nó không có tất cả các tính năng của một số tùy chọn khác, nhưng nó không thể nhanh hơn. Chỉ cần nhập thông tin của bạn, cung cấp các liên kết xã hội của bạn, chọn một trong sáu mẫu và bạn đã sẵn sàng.
HoneyBook sẽ gửi email cho bạn chữ ký bạn đã tạo.
Ví dụ về Chữ ký Email
Hãy xem một vài ví dụ về chữ ký email tuyệt vời. Mỗi thứ đều khác nhau nhưng đều hoàn hảo cho mục đích của nó.
Tại sao nó hoạt động
Olivia là một nhiếp ảnh gia, vì vậy, thật hợp lý khi chữ ký email của cô ấy sẽ sử dụng biểu ngữ có ảnh. Là một người làm việc chặt chẽ với khách hàng, cô ấy sử dụng hình ảnh của chính mình để làm cho email trở nên dễ nhìn hơn.
Chữ ký email này có thiết kế gọn gàng và màu sắc nhất quán.
Tại sao nó hoạt động
Không có nghi ngờ gì về những gì chữ ký email này đang cố gắng đạt được. Thông tin cá nhân của John chỉ là thứ yếu trong chương trình khuyến mại hấp dẫn vào Thứ Sáu Đen.
Chiến dịch biểu ngữ này có thể được tạo theo cách thủ công, nhưng nó cũng là một ứng cử viên tuyệt vời cho chiến dịch tự động. Bằng cách đó, bạn không cần phải kêu gọi mọi người trong công ty gỡ bỏ quảng cáo Thứ Sáu Đen của họ khi kỳ nghỉ kết thúc.
Chữ ký này cũng có một bố cục và cách phối màu hấp dẫn.
Tại sao nó hoạt động
Dillon sử dụng một hình ảnh để truyền đạt anh ta là ai và anh ta làm gì. Anh ấy cung cấp thông tin liên hệ có liên quan và các liên kết xã hội mà không quá lộn xộn.
Tại sao nó hoạt động
Chữ ký email của Stella là một ví dụ tuyệt vời về kiểu dáng đẹp, hiện đại với cách phối màu nhất quán.
Không có nhiều thông tin bổ sung ở đây. Đôi mắt của bạn hướng thẳng vào biểu ngữ, khuyến khích bạn sắp xếp một cuộc gặp với cô ấy. Đây sẽ là một chữ ký email tốt để sử dụng khi gửi email cho khách hàng tiềm năng.
Tại sao nó hoạt động
Không phải ai cũng cần ảnh chụp đầu, biểu ngữ hoặc video. Chữ ký email của giáo sư này đơn giản nhưng trông rất tuyệt và cung cấp tất cả thông tin bạn cần.
Thương hiệu của Đại học Columbus được thực hiện tốt và có lẽ sẽ nhất quán trên mọi chữ ký của nhân viên.
Tại sao nó hoạt động
Đây là một ví dụ về việc bao gồm một người ký tên trong chữ ký email. Chữ ký của Diana không quá hào nhoáng. Nhưng “Lời chào trân trọng” thân thiện và cái tên màu hồng tươi sẽ thu hút sự chú ý của bạn và thu hút sự chú ý của bạn đến những thông tin và liên kết trong chữ ký.
Tại sao nó hoạt động
Là một đại lý bất động sản, Margaret sử dụng chữ ký email của mình để quảng cáo một bất động sản. Cô ấy có thể làm điều này với một biểu ngữ tĩnh, nhưng bao gồm một video YouTube sẽ thậm chí còn hấp dẫn hơn đối với tập khách hàng của cô ấy.
Cách thay đổi chữ ký email của bạn
Cách cập nhật chữ ký email của bạn tùy thuộc vào ứng dụng email bạn sử dụng. Hầu hết chúng giúp bạn dễ dàng tạo, thay đổi và quản lý chữ ký của mình.
Dưới đây là các bước cho ba trong số các dịch vụ email trên máy tính để bàn và điện thoại di động phổ biến nhất.
Các bước cho Gmail
- Nhấp vào biểu tượng cài đặt
- Chọn Xem tất cả cài đặt
- Cuộn xuống phần chữ ký
- Nhấp vào Tạo mới
Gmail cho phép bạn tạo nhiều chữ ký email. Bạn có thể chọn cái nào để sử dụng làm mặc định cho email mới và cái nào sử dụng cho thư trả lời và chuyển tiếp.
Các bước cho Outlook
- Trong menu Tệp, bấm vào Tùy chọn
- Chọn Thư rồi chọn Chữ ký
- Nhấp vào Mới để tạo chữ ký mới
Giống như Gmail, Outlook cho phép bạn tạo nhiều chữ ký và chọn chữ ký nào để đặt làm mặc định cho các email và thư trả lời mới.
Nếu bạn sử dụng nhiều địa chỉ email với Outlook, bạn có thể sử dụng các chữ ký khác nhau.
Các bước dành cho iPhone
IPhone hoặc iPad của bạn sẽ bắt đầu bằng chữ ký mặc định có nội dung “Đã gửi từ iPhone của tôi” hoặc “Đã gửi từ iPad của tôi”, nhưng bạn có thể thay đổi nó.
Đây là cách thực hiện:
- Mở ứng dụng Cài đặt trên thiết bị của bạn
- Nhấn vào Thư
- Chọn Chữ ký
Từ đây, bạn có thể chỉnh sửa chữ ký email của mình. Bạn cũng có thể nhấn vào Mỗi tài khoản để thiết lập các chữ ký email khác nhau cho từng tài khoản email.
Bản tóm tắt
Chữ ký email không chỉ dành cho tên và số điện thoại nữa.
Chữ ký email của bạn tạo cơ hội để tạo nhận thức về thương hiệu, chạy quảng cáo, thúc đẩy lưu lượng truy cập vào trang web của bạn và tạo khách hàng tiềm năng. Việc thêm một số văn bản, hình ảnh và CTA vào chữ ký email của bạn sẽ không tốn phí gì và nó có khả năng tiếp cận một lượng lớn khán giả.
Chữ ký email có thể bao gồm từ thiết kế chỉ có văn bản đơn giản đến một nền tảng quảng cáo hoàn chỉnh với đa phương tiện, liên kết theo dõi và phân tích.
Bạn đang tìm kiếm các cách khác để tạo ra khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp của mình? Tìm hiểu về 11 chiến lược tạo khách hàng tiềm năng B2B.
Tiết kiệm thời gian, chi phí và tối đa hóa hiệu suất trang web với:
- Trợ giúp tức thì từ các chuyên gia lưu trữ WordPress, 24/7.
- Tích hợp Cloudflare Enterprise.
- Tiếp cận khán giả toàn cầu với 34 trung tâm dữ liệu trên toàn thế giới.
- Tối ưu hóa với Giám sát Hiệu suất Ứng dụng được tích hợp sẵn của chúng tôi.
Tất cả những điều đó và hơn thế nữa, trong một kế hoạch không có hợp đồng dài hạn, hỗ trợ di chuyển và đảm bảo hoàn tiền trong 30 ngày. Kiểm tra các kế hoạch của chúng tôi hoặc nói chuyện với bộ phận bán hàng để tìm ra kế hoạch phù hợp với bạn.
