Email là một công cụ tiếp thị và truyền thông cực kỳ quan trọng cho các cá nhân và tổ chức thuộc mọi quy mô. Bạn có biết rằng 70% các chuyên gia sử dụng email để quảng bá nội dung công ty của họ?
Nhưng email không chỉ đơn thuần là gửi và nhận tin nhắn.
Theo Kaspersky Lab, vào năm 2021, hơn 46% email là thư rác. Điều này có thể gây khó khăn cho chiến lược tiếp thị qua email của bạn và có thể gây hại cho thương hiệu của bạn nếu bạn không chú ý đến các thông tin liên lạc đến. Khả năng phân phối cũng là một trong những vấn đề khó giải quyết nhất trong bất kỳ chiến dịch email nào.
Đây là lúc mà việc phân tích các tiêu đề email sẽ xuất hiện.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu chính xác tiêu đề email là gì và tại sao chúng lại quan trọng. Chúng tôi cũng sẽ chỉ cho bạn cách xem tiêu đề email trong các ứng dụng email trực tuyến khác nhau như Gmail, Microsoft Outlook, Yahoo Mail và Apple Mail.
Bắt đầu nào!
Tiêu đề Email là gì?
Email bao gồm ba thành phần chính:
- Tiêu đề: Tiêu đề email là các phần dữ liệu cụ thể bao gồm thông tin quan trọng đối với khả năng gửi thư.
- Nội dung : Phần nội dung email chứa nội dung và tệp đính kèm trong thư của bạn, bắt đầu từ “Sally thân mến” đến “Lời chúc tốt đẹp nhất, Harry”.
- Phong bì: Vô hình đối với cả người gửi và người nhận, phong bì là thứ mà nhà cung cấp email và máy chủ thư đi sử dụng để liên lạc và gửi thông điệp đến tài khoản email dự định.
Một số tính năng (siêu dữ liệu) của tiêu đề email có thể truy cập được từ đầu email, trong khi bạn cần truy cập tiêu đề tùy chỉnh của mình một cách độc lập.
Thông qua tiêu đề email, bạn sẽ có thể kiểm tra máy chủ, ISP và dịch vụ email nào mà thư đã truyền qua. Bạn có thể nhanh chóng phân tích xem quá trình truyền email có được bảo vệ hay không và liệu nó có đến được đích dự kiến mà không có lỗi hoặc thay đổi hay không.
Các khía cạnh của tiêu đề email
Siêu dữ liệu là một loại thông tin tham chiếu có cấu trúc giúp sắp xếp và xác định các thuộc tính dữ liệu. Siêu dữ liệu email đề cập đến thông tin về thư của bạn có thể được tìm thấy trong tiêu đề email.
Tiêu đề email bao gồm tất cả mã cho đến thẻ <body>. Dưới đây là bảng phân tích những gì bạn có thể tìm thấy trong bất kỳ tiêu đề email nào.
- Từ: Chứa thông tin của người gửi. Điều quan trọng cần lưu ý là những kẻ lừa đảo và gửi thư rác thường giả mạo địa chỉ email trong lĩnh vực này.
- Tới: Hiển thị địa chỉ email và tên của người nhận. Điều này cũng bao gồm các địa chỉ email trong trường bản sao carbon ( CC ) và bản sao mù ( BCC ).
- Ngày: Hiển thị thời điểm chính xác email được gửi. Ứng dụng email khách thường hiển thị dấu thời gian này ở định dạng: ngày, tháng dd, năm yyyy hh: mm: ss. Ví dụ: Thứ Sáu, ngày 25 tháng 12 năm 2022 lúc 8:05:27.
- Return-Path: Đây là một yếu tố cần thiết cung cấp địa chỉ email mà hệ thống sẽ gửi thông điệp của nó. Nếu không có địa chỉ trả lời nào được chỉ định, thì địa chỉ đó sẽ được sử dụng làm địa chỉ để người nhận trả lời.
- Envelope-to: Điều này cho biết rằng một email đã được gửi đến địa chỉ được chỉ định trên dòng này.
- Chủ đề: Điều này bao gồm tiêu đề hoặc chủ đề được mô tả bởi người gửi trong dòng chủ đề.
- ID tin nhắn: Khi bạn soạn tin nhắn, bạn tạo một chuỗi các chữ cái và số cụ thể. Lưu ý rằng tin tặc có thể thực hiện các thay đổi nhỏ đối với trường này mặc dù mỗi thư có một ID duy nhất.
- Phiên bản MIME: Viết tắt của Phần mở rộng Thư Internet Đa mục đích. Như tên cho thấy, nó là một phần mở rộng của giao thức email internet cho phép bạn gửi và nhận nhiều loại tệp dữ liệu khác nhau như ảnh, âm thanh và video trực tuyến.
- Loại nội dung: Khu vực này chỉ định liệu email được viết ở định dạng văn bản hay HTML. Nó cũng sẽ xuất hiện nếu bạn có hình ảnh hoặc video.
- DomainKeys và chữ ký DKIM: Bằng cách liên kết tên miền với email, chữ ký DomainKeys và DomainKeys nhận dạng thư (DKIM) hỗ trợ các dịch vụ email nhận dạng và xác thực thư.
- X-Spam-Status: Thông báo cho bạn biết email có phải là thư rác hay không. Nó cũng hiển thị cho bạn điểm số thực tế. Nếu nó không bị spam, nó sẽ nói “không”.
- X-Spam-Level: Điều này thể hiện tổng điểm SpamAssassin được chỉ định cho email bạn đang gửi được biểu thị bằng dấu hoa thị (*). Nhận ít sao hơn là một điều tích cực: Mỗi ngôi sao chỉ một điểm theo hướng thuận lợi.
- Nội dung Thư: Trường này hiển thị nội dung chính của email.
Tại sao tiêu đề email lại quan trọng
Bạn có thể tự hỏi tại sao bạn cần kiểm tra tiêu đề email của các thư bạn nhận được.
Việc xem xét tiêu đề email là quan trọng vì nhiều lý do, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng email cho công việc, khởi động chiến dịch tiếp thị hoặc gửi bản tin cho khách hàng của mình.
Bảo vệ khỏi Spam và Lừa đảo
Lừa đảo và thư rác đều là những phiền toái khó chịu trong hộp thư đến của chúng tôi. Tội phạm mạng liên tục phát minh ra các kỹ thuật giả mạo mới để vượt qua các biện pháp bảo mật và gây ra nhiều thiệt hại hơn cho người dùng và doanh nghiệp.
Tiêu đề email có thể giúp bạn tránh các cuộc tấn công spam và lừa đảo. Họ hỗ trợ các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) trong việc phân biệt giữa thư rác và thư hợp pháp. Vì tiêu đề email bao gồm dữ liệu cần thiết, các ESP có thể đánh giá thông tin đó để xác định xem thư có hợp pháp hay không và có nên được chuyển đến người nhận dự định hay không.
Xác định thông tin người gửi và người nhận
Tiêu đề email cung cấp các số nhận dạng thư quan trọng như Từ , Đến , Chủ đề và Ngày , như được mô tả ở trên. Bạn sẽ không thể xác định được tin nhắn được gửi từ ai, được gửi đến ai, ngày và giờ nó được gửi hoặc nhận, hoặc liệu nó có chứa nội dung chính hãng, an toàn hay không nếu không có thông tin mà tiêu đề cung cấp.
Đăng kí để nhận thư mới
Ngoài ra, tiêu đề email cung cấp mô tả chi tiết về địa chỉ IP của người gửi, cho phép bạn truy tìm nguồn gốc của thư. Bằng cách này, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra kẻ lừa đảo hoặc bất kỳ hoạt động độc hại nào hơn.
Cải thiện khả năng gửi email
Đối với mỗi đô la bạn chi cho một chiến dịch tiếp thị qua email, bạn nhận được 44 đô la ROI. Điều này có nghĩa là lợi tức đầu tư cho tiếp thị qua email có thể lên tới 4.400%.
Xem xét những con số đó, điều cuối cùng bạn cần trong khi khởi chạy một chiến dịch email là để thư của bạn bị mắc kẹt trong bộ lọc thư rác của khách hàng. Bộ lọc thư rác và nhà cung cấp email quét tiêu đề email của bạn và phân tích các phần SPF, DKIM, X-Spam-Status và X-Spam-Level. Điều này là để đảm bảo rằng địa chỉ IP của người gửi được ủy quyền để gửi tin nhắn đến miền và không ai can thiệp vào email.
Bạn cũng nên đầu tư vào phần mềm theo dõi email để theo dõi các trạng thái gửi email của mình. Với một hệ thống theo dõi như Mailchimp, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra các vấn đề về thời gian hơn nhiều khi (hoặc thậm chí trước đó) chúng phát sinh.
Mặc dù bạn cũng có thể sử dụng các công cụ như Mailhog để kiểm tra email, nhưng việc gửi một tin nhắn mẫu cho chính bạn thường đơn giản hơn. Điều này giúp bạn có cơ hội xem lại thông tin tiêu đề của chính mình để đảm bảo rằng thông tin đó chính xác và thân thiện với bộ lọc thư rác nhằm đảm bảo bạn tối đa hóa tỷ lệ gửi email.
Cuối cùng, hãy xem xét điều gì có thể xảy ra nếu trang web của bạn gặp sự cố. Điều này có nghĩa là email của bạn cũng sẽ tạm dừng? Nếu email của bạn được lưu trữ trên cùng một máy chủ với trang web của bạn, thì gần như chắc chắn rằng chúng sẽ làm được điều đó.
Để giảm thiểu khả năng email của bạn bị hỏng cùng với trang web của bạn, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên giữ email và dịch vụ lưu trữ của bạn tách biệt với nhau. Kinsta không cung cấp dịch vụ email vì lý do này: Ưu tiên của chúng tôi là giữ cho tất cả các phần của trang web của bạn hoạt động trơn tru và vì vậy, bạn cần tách máy chủ và dự phòng.
Cách đọc Tiêu đề Email
Bố cục và quy trình đọc tiêu đề email khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email (ESP). Để kiểm tra nó, hãy chuyển đến tiêu đề email và tìm kiếm những dòng mà bạn quan tâm.
Đây là cách bạn có thể thực hiện dễ dàng trên các ESP phổ biến nhất.
Tiêu đề Email trong Gmail
Với hơn 1,5 tỷ người dùng đang hoạt động trên toàn thế giới, Gmail là một trong những dịch vụ email trực tuyến nổi bật nhất. Không có gì ngạc nhiên khi Google thường xuyên đóng gói Gmail với một loạt các tính năng và khả năng hữu ích.
Bạn có thể dễ dàng xem tiêu đề email trong Gmail bằng cách làm theo các bước bên dưới trên máy tính để bàn hoặc máy tính xách tay (tùy chọn này không khả dụng trên thiết bị di động):
- Mở ứng dụng Gmail của bạn và chọn email có tiêu đề thư bạn muốn xem.
Hộp thư đến Gmail - Truy cập menu kebab bằng cách nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh nút “ Trả lời ” khi bạn nhìn thấy nội dung thư.
Tùy chọn menu kebab Tiếp theo, chọn “ Hiển thị bản gốc ” trong menu thả xuống.
Tùy chọn “Hiển thị bản gốc” của Gmail - Một cửa sổ mới sẽ bật lên, hiển thị tiêu đề dài hơn ở định dạng HTML ban đầu. Bạn sẽ có thể xem chi tiết tiêu đề như trạng thái xác thực, địa chỉ IP, phiên bản MIME và chữ ký DKIM.
Tiêu đề email Gmail - Nhấp vào “ Tải xuống bản gốc ” nếu bạn muốn cài đặt và kiểm tra dữ liệu tiêu đề riêng lẻ hoặc nếu bạn muốn gửi dữ liệu này qua email cho nhóm kỹ thuật của mình.
Tùy chọn “Tải xuống bản gốc” cho tiêu đề email Gmail
Tiêu đề Email trên Yahoo
Yahoo Mail không tệ — nó bao gồm rất nhiều tùy chọn giống như Gmail. Tuy nhiên, nó không thể phù hợp với số lượng lợi ích mà Gmail cung cấp.
Nếu bạn có tài khoản Yahoo Mail, hãy sử dụng các hướng dẫn sau để nhanh chóng hiển thị chi tiết tiêu đề email mong muốn của bạn.
- Mở ứng dụng email web Yahoo của bạn trong một tab riêng biệt và nhấp vào thư có tiêu đề mà bạn muốn xem.
- Truy cập menu thịt viên bằng cách nhấp vào ba chấm ngang nằm bên cạnh nút “ Spam ”.
- Tiếp theo, chọn tùy chọn “ Xem tin nhắn thô ” trên menu thả xuống.
- Bây giờ, một cửa sổ mới sẽ mở ra, bao gồm toàn bộ dữ liệu tiêu đề email.
Tiêu đề Email trong Outlook
Nhiều công ty thích sử dụng Microsoft Outlook để nâng cao chiến lược gửi thư của họ. Nhờ hệ thống thư mục có tổ chức của ứng dụng, người dùng có thể giảm bớt sự lộn xộn của thư bằng cách phân loại các tác vụ và thư theo nhiều cách khác nhau.
Trong phần này, chúng tôi sẽ sử dụng Microsoft Outlook phiên bản 2202 (64-bit). Dưới đây là cách truy cập bất kỳ chi tiết nào của tiêu đề email:
- Mở bất kỳ email nào từ các thư mục của bạn mà bạn muốn xem tiêu đề. Đảm bảo nhấp đúp vào nó để mở nó trong một cửa sổ riêng biệt.
Bấm đúp vào email Outlook - Nhấp vào “ Tác vụ ” từ menu ở đầu cửa sổ. Tiếp theo, chọn “ Tác vụ khác ”, sau đó chọn “ Xem nguồn ”.
Tùy chọn “Xem nguồn” của Outlook - Chi tiết tiêu đề sẽ tự động mở trong tệp Notepad.
Tiêu đề email trong Notepad
Tiêu đề email trong Apple Mail
Apple Mail (Mac) đã trở thành một ứng dụng email đặc biệt hữu ích kể từ khi ra đời. Thật dễ dàng để thiết lập và sử dụng. Các bản phát hành hệ điều hành gần đây hiện bao gồm cài đặt định dạng mới, khả năng thêm nhiều tệp đính kèm hơn và menu “Trả lời” được tạo ra.
Nhận tiêu đề email từ Apple Mail không thể đơn giản hơn. Chỉ cần làm theo hướng dẫn bên dưới:
- Đầu tiên, hãy mở ứng dụng Apple Mail của bạn, sau đó nhấp để mở email có tiêu đề mà bạn muốn xem.
- Từ menu, di chuột qua “ Chế độ xem”, sau đó nhấp vào menu đó để mở rộng menu thả xuống.
- Chọn “ Tin nhắn ”, sau đó chọn “ Nguồn thô ”. Bây giờ bạn sẽ có thể xem toàn bộ nội dung của tiêu đề email và sao chép nó nếu bạn muốn.
Bạn có cần một tiêu đề email không?
Bất chấp sự phát triển bùng nổ của các kênh truyền thông khác nhau, email vẫn là một công cụ rất hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó đã được chứng minh là một trong những chiến lược hiệu quả nhất về chi phí để thúc đẩy các dự án kinh doanh khác nhau, tạo ra các khách hàng tiềm năng mới và cải thiện khả năng giữ chân khách hàng.
Do đó, email đã trở thành mục tiêu phổ biến của tin tặc. Do đó, điều quan trọng là phải có đủ bảo mật để bảo vệ tổ chức của bạn khỏi các cuộc tấn công email độc hại và tránh thư mục spam.
Do khả năng khắc phục sự cố gửi email nhanh chóng, tiêu đề email là một tài sản quan trọng đối với tất cả người dùng, đặc biệt là các nhà tiếp thị tập trung vào các yêu cầu kỹ thuật của việc gửi email và đảm bảo việc gửi email của họ.
Bạn có thấy dễ dàng để xem tiêu đề email không? Chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới!
Tiết kiệm thời gian, chi phí và tối đa hóa hiệu suất trang web với:
- Trợ giúp tức thì từ các chuyên gia lưu trữ WordPress, 24/7.
- Tích hợp Cloudflare Enterprise.
- Tiếp cận khán giả toàn cầu với 34 trung tâm dữ liệu trên toàn thế giới.
- Tối ưu hóa với Giám sát Hiệu suất Ứng dụng được tích hợp sẵn của chúng tôi.
Tất cả những điều đó và hơn thế nữa, trong một kế hoạch không có hợp đồng dài hạn, hỗ trợ di chuyển và đảm bảo hoàn tiền trong 30 ngày. Kiểm tra các kế hoạch của chúng tôi hoặc nói chuyện với bộ phận bán hàng để tìm ra kế hoạch phù hợp với bạn.
